公司各部门、各分子公司：
为进一步加强公司会议室管理，保障会议室的合理使用，充分有效利用会议室资源，使行政工作规范化、制度化，现将会议室管理的相关规定通知如下：
一、会议室位置和名称
嘉华办公区第一会议室
嘉华办公区第二会议室
嘉华办公区第三会议室
嘉华办公区第四会议室
二、使用原则
1、第一会议室确保晨会、总经办会、月度会等公司层级会议、公司及各部门对外活动优先使用；
2、会客室专门接待重要客户及重要领导，其他情况暂不提倡使用；
3、遵循“先申请、先使用”原则，预定部门和人员有优先使用权。
三、使用程序
1、公司会议室统一由行政管理部归口管理。
2、申请使用会议室先行在前台查询会议室的空闲情况，办理登记手续，填写会议室使用登记表，以便提高工作效率。特殊情况使用会议室的，需提前电话通知前台办理。
3、会议室管理人员按照预定要求提前做好会议环境、仪器设备、会议服务的安排工作。
4、预订者按照预订时间、地点使用会议室。在所预定的时间到达会议室，并开始使用，超过10分钟未到达会议室，行政管理部有权对会议室的使用权另作安排。
四、使用规定
1、应当根据会议规模和情况合理申请会议室，为保障不影响他人，任何部门和人员未经预定，不得私自占用会议室资源。
2、预定后因故会议有所变动，放弃使用，原则上应在预定使用前30分钟通知会议室管理人员，以避免会议室资源的浪费。
3、如遇会议有所冲撞，经相互之间协商后可以调整使用顺序。在遇公司层级的紧急重要的会议，已申请使用部门或个人，在不能调换的情况下，应优先公司层级的重要会议。
4、会议室应严格控制在预定时间内，超时使用的须在20分终内结束。
5、自觉保持会议室内卫生，及时清理各种粘贴物及废弃物，正确使用和维护仪器设备，未经行政管理部审批，不得擅自改变、损害、挪用会议室内设施，使用完毕，应及时切断电源。
6、使用部门及个人对因使用不当造成会议室内配备的设施或仪器设备损坏者，经检查确认后，按实际价格赔偿并对责任人进行惩处。
请大家遵照执行。
行政管理部
二〇一四年四月